יפן

27/12/2016 | קטגוריה: אסיה

התרבות ביפן

התרבות היפנית מדגישה את ההשתייכות לקבוצה. היחיד מקבל על עצמו את נורמות הקבוצה, שומר על ההרמוניה ונאמן לקבוצה באופן מוחלט. לכן, יש חשיבות רבה לבניית מערכת יחסים מתמשכת המושתתת על אמון. אם בתרבויות אחרות, מערכת היחסים נבנית בזמן המשא ומתן, ביפן מצפים שבניית מערכת היחסים תעשה לפני הדיונים העסקיים. השותף העסקי שלכם רוצה לדעת שאתם והחברה העסקית אותה אתם מייצגים, מחויבים למערכת היחסים הזו ושהוא יכול לסמוך עליכם. יש להשקיע זמן בבניית מערכת היחסים גם בשל החשדנות כלפי זרים.

גם אחרי בניית מע' היחסים, היפנים יעדיפו בדר"כ "להתחיל בקטן" - תינתן לכם הזדמנות להוכיח את עצמכם. התחייבות לעסקים גדולים יותר, מחייבת תהליך ממושך. חשוב לשמור על קשר במהלך כל ההתקשרות העסקית, ולהדגיש את רצונכם בהתחייבות ממושכת. אם תחשבו אמינים ומחויבים, תצליחו לבנות מערכת יחסים חזקה עם היפנים.

יחסים עסקיים ביפן קיימים גם ברמת האישית וגם ברמה של חברה עסקית, אך המשקל של הרמה האישית, חזק יותר. עליכם לבנות מערכת יחסים עם כל רמות הארגון, לא רק ברמת המנהלים.

בחברה היפנית, הקונספט של שמירת כבוד (saving face) הוא המשמעותי ביותר מכל חברה אסיאתית אחרת. המוניטין והמעמד החברתי נגזר מיכולתך לשלוט ברגשותיך ולשמור על ההרמוניה בקבוצת ההשתייכות שלך. יש חשיבות רבה לשמירה על דיפלומטיות וטקט. פגיעה באחד מאנשי הקבוצה יכולה לגרום להתפוצצות של המו"מ העסקי. אם עליכם לדבר עם קולגה על נושא אישי, עשו זאת תמיד בפרטיות, באופן ששומר על כבודו, אף פעם לא בנוכחות הקבוצה.

הפגנה של יראת כבוד ופרגון אמיתי לארגון ולקבוצת האנשים איתם אתם נושאים ונותנים, יתקבלו בברכה ובהערכה. עם זאת, הימנעו מלהלל או לבקר משתתף יחיד בנוכחות הקבוצה. אם ברצונכם להחמיא לאדם מסוים, עשו זאת באופן פרטי.

מקובל ומנומס להתנצל לעיתים קרובות. היפנים מתנצלים עמוקות על עניינים יומיומיים פעוטים כמו  איחור של כמה דקות או אם לקחו אותך למסעדה בה האוכל היה ממוצע ברמתו. ענווה מוערכת מאד במדינה זו, ומהאורחים מצופה להתנהג באופן דומה.

אין זה מקובל לבקש טובה מיפני שאין לך מערכת יחסים איתו. כשיש מערכת יחסים, המחויבות היא עמוקה והדדית. במערב, חברים מצפים לטובות האחד מהשני, אבל אם נמנע ממך להיענות לבקשה של חבר בגלל נסיבות, הדבר יסלח. ביפן אין זה כך. עליך למלא אחר בקשה של קולגה ללא יוצא מן הכלל.

בתרבות העסקית היפנית, אדם זוכה להערכה וכבוד על פי גילו, מעמדו ודרגתו. בדרך כלל, בעמדות בכירות תמצא אנשים בגיל מתקדם. עליכם לנהוג באנשים המבוגרים ביראת כבוד. יפן אינה חברת שוויונית, אך כל התושבים מקפידים לנהוג בענווה ובעידון.

תקשורת

השפה הרשמית היא יפנית, רמת האנגלית (דיבור והבנה) אצל רב אנשי העסקים (ובכללם הצעירים) היא פחות מבינונית. רמת הקריאה טובה יותר, לכן מומלץ לגבות כל צעד עסקי במסמך כתוב. עשו הפסקות לעיתים תכופות, תנו ליפנים זמן לתרגום ולדון. שאלו בצורה דיפלומטית אם דבריכם הובנו כהלכה. אם מתעורר בכם ספק (היפנים לא יודו בקלות כדי לא לבייש), מומלץ להשתמש בלוח מחיק ולכתוב את הנושאים המרכזיים.

כדאי לברר לפני הפגישה, אם יש צורך במתורגמן. עם זאת, זכרו כי גם למתורגמן לא תהיה אנגלית רהוטה בהכרח. אם אתם שוכרים מתורגמן, הוא נתפס כזר בצד היפני, ולכן יתכן שלא יתאפשר דיון פתוח. המתורגמן עשוי לומר לכם את מה שתרצו לשמוע ולא בהכרח את מה שנאמר. עדיף לברר מראש אם בצד היפני יש חבר צוות שיכול לשמש כמתורגמן. כשמתקשרים באנגלית, השתמשו במשפטים קצרים ופשוטים וללא סלנג.

אנשי עסקים יפניים מדברים בדרך כלל בטון חלש ועדין. הימנעו מלהחצין כעס או רגשות שליליים. הסתירו רגשות אלו בחיוך. בשיחות יתכנו שתיקות של 10 שניות ואף יותר. אין זה מביע הסכמה או התנגדות . במסעדות, במיוחד בארוחות עסקיות, שמרו על טון דיבור נמוך ושקט. קול רם מפורש כחוסר שליטה. בזמן שיחות, אנשים עומדים במרחק של כמטר האחד מהשני.

התקשורת אינה ישירה. במענה לשאלה ישירה, יפני יכול לענות בחיוב רק כדי לסמן ששמע את השאלה. תגובה לשאלה במילה "לא" היא נדירה מאד בתרבות היפנית. המשפט הקיצוני ביותר המסמן תשובה שלילית הוא :" זה עשוי להיות מאד קשה". תשובות כמו: "אני לא בטוח", "נצטרך לחשוב על זה", "זה מצריך חקירה נוספת", משמעותן שיש כאן בעיות רציניות שצריך לפתור.  המנע מסירוב מוחלט, התנגדות או קונפליקט. אם ברצונך לבשר בשרות רעות לצד השני, שלב אותן עם בשורות טובות כדי להימנע מלהביך את הצד השני.

האחריות על העברת המסר היא אצל מקבל המסר ביפן. לכן, כדאי לבקש הבהרות אם משהו לא ברור, ניתן לחזור על אותה שאלה על מנת לקבל תשובה ברורה יותר.

מחוות גוף הן מאד עדינות ביפן. עליך לשים לב למחוות עדינות. המנע מלצור מגע גופני פרט ללחיצת יד.

אל תדבר עם הידיים, הסימן OK  בו האגודל והאצבע יוצרות עיגול-משמעותו כסף ביפנית. הצבעה על אובייקט אינה מנומסת, במקום,  נפנף ביד פתוחה אל עבר האובייקט. שאיפת אויר דרך השיניים מעידה על בעיה רצינית, כאשר אתה רוצה להצביע על עצמך, הנח את האצבע המורה על אפך ולא על החזה. הנחת יד על העורף משמעותה :"זה אפשרי". חיוכים וצחוק אינם מעידים בהכרח על אישור או הנאה. הם יכולים מסווה לחוסר הבנה, מבוכה, חוסר הסכמה ועוד רגשות של חוסר שביעות רצון. בהתאמה, מערביים לעיתים מתפלאים מהתזמון בו היפנים מתבדחים או מחייכים.

התקשרות ראשונית ופגישות

לפני התקשרות ראשונית, כדאי לאתר אדם מקומי, מכובד בקהילה שאפשר לייצר איתו מערכת

יחסים טובה. אדם זה ימליץ לנציגים מהחברה העסקית להיפגש עם נציגים מהחברה שאתה

מייצג. אדם זה אינו משתתף בפגישה העסקית. בחר בקפידה את אנשי הצוות שישתתפו במו"מ.

כדאי שבצוות יהיו מומחים בנושא העסקה ומומחים לניהול מו"מ. כדאי לתאם עמדות מראש

בצוות. אסור שיתגלעו חיכוכים פנימיים מול הצוות היפני. גודל הצוות מעיד על רצינות באשר

לעסקה. ככל שיש יותר חברי צוות, הדבר מעיד על רצינות החברה. אם אתה יודע את זהות

הנוכחים מהצד היפני, נסה להתאים את אנשי צוות גם מבחינה מספרים וגם מבחינת מהות

התפקידים, הדבר יקדם את בניית מערכת היחסים בין הצוותים. מעמד אנשי הצוות משמעותי

מאד לצד היפני, לכן יש להקפיד על התאמה עד כמה שניתן.

בפגישה הראשונה חשוב שאיש צוות בכיר יהיה נוכח כמו גם אנשים המכירים את החברה היטב.  נוכחותם לא תידרש בפגישות ההמשך.

מומלץ לקבוע פגישה שלושה שבועות מראש. כדאי לספק כמה שיותר פרטים על הנוכחים בפגישה: שם פרטי, שם משפחה, תפקיד ותחומי אחריות. כדאי להסכים על נושאי הפגישה ומהלכה. היפנים מאד מקפידים לעקוב אחר סדר הפגישה שנקבע מראש. מומלץ ללדייק לכל פגישה (עסקית או חברתית). אם האיחור הוא בלתי נמנע, יש להתנצל עמוקות על כך. ניתן לפנות אל היפנים עם התואר מר או גברת בתוספת שם  המשפחה, אבל מכובד יותר לומר את השם המשפחה בתוספת –סאן לגבר. אין לפנות ליפני בשמו הפרטי , אלא אם כן הוא מתעקש על כך. המתן שיציגו אותך והצג את המבוגרים ראשונים. היפנים משתחווים ואז יש להם טקס מסובך שזרים לא מצופים לערוך. כדאי להגיב להשתחוות במנוד ראש ואחר כך לחיצת יד.

החלפת כרטיסי ביקור היא צעד מרכזי בפגישה הראשונה. כדאי להצטייד בכמות גדולה של כרטיסים. אם מציעים לך כרטיס ביקור, ואין לך כרטיס להציע חזרה, משתמע מכך שאינך מעוניין בהיקשרות עימו או שדרגתך נמוכה/גבוהה מאד. כרטיסי הביקור צריכים להכיל צד באנגלית וצד ביפנית, כאשר הם מכילים את כל התארים והתפקידים של האדם. את הכרטיס יש להציג בשתי ידיים כשהצד הכתוב ביפנית מופנה למקבל. חייך ושמור על קשר עין. אל תניח את הכרטיס בכיס, עיין בו ביסודיות והנח אותו בארנק כרטיסי ביקור או על השולחן. אל תכתוב על כרטיס הביקור. כרטיסי ביקור של אנשים בכירים בחברה, יוצגו על ידי הכפופים להם.

בתחילת פגישה נהוג לנהל שיחה קלילה. רצוי לתת ליפנים להכתיב את הקצב ולעקוב אחריו. בדרך כלל הגישה היא רשמית ורצינית. תפקידה של הפגישה הראשונה היא לערות הכרות ולבנות את מערכת היחסים.  אין לצפות שפגישה זו יושגו הבנות או הסכמים.

קשה לאתר את האיש בעל הסמכות הגבוהה ביותר. כדאי להסתכל בכרטיסי הביקור. לרב, הוא האדם שמדבר מטע ויושב במרכז השולחן. כדאי לענות לאדם שמדבר או שואל את השאלות, ולהתייחס לכל הנוכחים בשולחן ולא רק לאדם הבכיר ביותר.

כדאי לפתוח את דבריך בהערות על מערכת היחסים בין החברות או בין האנשים. כדאי לציין את גודל החברה, מצבה והשיגה. מומלץ להראות מצגת אך יש לשמור אותה פשוטה. יש להימנע מהצגת יתרונות וחסרונות כי זה עלול ליצור בלבול וחוסר אמון בצד היפני.

במצגת כדאי להדגיש כיצד המוצר או השירות יכול לתרום לשפע ולמוניטין של הצד היפני. המצגת יכולה להיות ארוכה, היפנים מצפים לדיון ממושך על כל פרט. כדאי להצטייד בעותקים מהמצגת עבור כל המשתתפים, תרגום המצגת ליפנית יכול להואיל בהבהרת המסרים.

משא ומתן

גישה וסגנון- היפנים תופסים את המו"מ כתהליך משותף של פתרון בעיות. על המוכר מוטל העול של ריצוי הקונה. מהספקים מצופה לעשות כל שביכולתם לענות על דרישות הלקוחות. עם זאת, שני הצדדים מחויבים האחד לשני, גם מכורח מערכת היחסים ביניהם. המוכרים יספגו הפסד בטווח קצר כדי להבטיח לעצמם היקשרות ממושכת עם הקונים. סגנון המו"מ העיקרי הוא שיתוף פעולה, ופתיחות לפשרות אם הדבר יקדם את המו"מ. חשוב להיות גמישים ויצירתיים כדאי להגיע לעסקה בה שני הצדדים מרוצים. אם במהלך המו"מ נוצר חיכוך, כדאי לערב צד שלישי מגשר (רצוי האדם שערך את ההכרות בין הצדדים).

חלוקת מידע- פרק זמן ארוך מוקדש לאיסוף מידע ועיבוד נתונים לפני שמתחילים את המו"מ. בזמן הזה, היפנים מאתרים את נקודות החולשה של הצד השני. היפנים לא ינדבו מידע בחופשיות, ולא יחשפו את כל הקלפים על השולחן בפגישה הראשונה. מצד שני, היפנים לא אוהבים הפתעות. אם יש לך מידע חדש, רצוי להעבירו בזמן ולא לדחותו לפגישות הבאות. חשוב לא לנסות להרשים במשפטים כלליים. היפנים אוהבים לבדוק פרטים ולכן, אם אינכם בקיאים בפרטים אל תפתחו את הנושא, חוסר בידע או בתשובות עלול להוביל למשבר אמון ביחסים.

קצב המו"מ

קצב המו"מ הוא איטי, יש התעכבות על כל הפרטים הנידונים בכל שלבי המו"מ. בניית מערכת היחסים, איסוף מידע והדיונים לוקחים זמן. במהלך המו"מ, יש להישאר רגועים, סבלניים ועקביים. אל תאפשרו לנושאים במו"מ לגרום לסכסוך מול הצד השני. סובלנות היא תכונה מאד חשובה אם רוצים להגיע להסכמות ביפן. אם המו"מ מתעכב, כדאי לברר בעדינות אם הסיבה היא חוסר רצון לקיים את העסקה. יתכן שהסיבה היא זמן נוספים  לדיונים פנימיים או יצירת לחץ זמן כדי להגיע להסכמות.

משא ומתן

סגנון המו"מ של היפנים מאד רשמי . כאשר מציעים הצעה חדשה, יש להסביר את ההיגיון העומד מאחוריה. הסכמות אינן מושגות בקלות. מחירים יכולים לנוע בין 25-40% מההצעה המקורית. כדאי להכין אלטרנטיבות ולהשאיר מקום לגמישות. ההסכמה היפנית מגיע ,בדרך כלל, בשלבים מאוחרים של המו"מ. יש נושאים במו"מ שניתנים לשינוי גם בשלבים מאוחרים.

היפנים משתמשים לעיתים בטכניקות של הטעיה. הם מצפים לכך גם מהצד שכנד. כמו למשל להביע חוסר עניין בכל העיסקה או בנושא אחד שלא מגיעים להסכמה לגביו. אם יש באפשרותכם, כדאי לבדוק את המידע המגיע מהיפנים דרך ערוצים נוספים. יש להיזהר בשימוש בטכניקות אלו כדי לא לייצר משבר אמון עם הצד השני.

היפנים משתמשים בשתיקה כדי לייצר לחץ של זמן. אם הם יודעים שהצד השני נמצא בלו"ז דוחק, הם עלולים להשתמש בכך לטובתם (לבקש פשרה או הסכמה ממש לפני חתימת ההסכם וכדומה). במקרים קיצוניים, הם עלולים לפתוח את כל תנאי העסקה ביום האחרון של הביקור. המנע מלהציע הצעות שתקפן מוגבל , הדבר עלול לבייש את הצד השני ולפגוע באמונו.

קבלת החלטות

רב החברות היפניות הן היררכיות. ההחלטות מתקבלות בסדר קבוע. למרות שההבנות נבנות בעזרת כל הצוות, מנהל הצוות מקבל את ההחלטה הסופית. חוסר ודאות ושינויים גורמים למתח בתרבות היפנית, הם יעברו על כל משפט בהסכם , ישאלו שאלות עד שיהיו בטוחים שהם מבינים את משמעות ההסכם בצורה יסודית. זה מצריך השקעת זמן וסבלנות של הצד השני. לפני קבלת החלטה, המקומיים שוקלים את העסקה הספציפית המונחת לפניהם. יש משקל רב לתחושה אישית ולניסיון ופחות לנתונים עובדתיים. היפנים נמנעים מלקיחת סיכונים או עריכת שינויים משמעותיים.

הסכמים וחוזים

נהוג לכתוב פרוטוקול בכל ישיבה על מנת למנוע הפתעות ולהבטיח שלא ייווצרו בעיות בתקשורת. אצל היפנים, שני הצדדים צריכים להסכים לתנאי החוזה. אין להפעיל לחץ על היפנים לחתום חוזה. הסכם יכול להיות מתוקשר במנוד ראש או שתיקה (ולא לחיצת יד). היפנים מאמינים שכוחו של חוזה נמצא ברמת המחויבות  של הצדדים יותר מאשר במסמך כתוב. לכן, אם יש חוזה, הוא מכיל סעיפים עקרוניים וכלליים.

אם ברצונכם לשכור עורך דין בזמן עריכת הסכם, עדיף להיעזר בשירותיו של עורך דין מקומי. עורכי דין נדירים ביפן, הם מתפקדים בעיקר כנוטריונים. הסכם חתום יכובד, אבל היפנים מתייחסים להסכם כפתוח לשינויים.

נשים בעסקים

המושג של שיווין מגדרי עדיין זר בתרבות היפנית. נשים רבות אינן מועסקות, ואלו שכן, אינן משתוות בשכרן ובמעמדן לגברים. גברים יפנים שלא ביקרו מחוץ ליפנים, לא רגילים לנהל מו"מ עם נשים. כאשת עסקים, עליך להגדיש את יתרונות החברה והתפקיד שאת נושאת בה. כדאי להגיע עם מכתב המלצה מהממונים עליך, ולהתלבש באופן שמרני ורשמי.

בגלל שאינם רגילים לעבוד עם נשים, היפנים ינהגו באדיבות ויספקו יותר אינפורמציה לאשת עסקים. מצד שני, אישה לא תוכל להשתתף בפעילות חברתית באותו אופן שגבר יכול (קריוקי וגולף...)

נקודות חשובות נוספות

לבוש רשמי ושמרני הינו חלק חשוב מהעולם העסקי היפני. כדאי ללבוש חליפות עסקים כהות לרב האירועים. ערבים חברתיים (ארוחות ערב, קריוקי וכדומה) כוללים כמות גדולה של אלכוהול וחשובים לבניית מערכת היחסים עם הצד היפני. שיחות חשובות מתרחשות באירועים אלו. הימנעות מהאירועים עלולה להתפרש כחוסר רצון להמשיך במו"מ העסקי.

יש להמנע מלשוחח על היחסים הדיפלומטיים של יפן עם דרום קוריאה וסין.

מקובל לתת ולקבל מתנות במהלך המו"מ וגם לאחר סיומו. את המתנה יש לתת ולקבל בשתי ידיים. כדאי להתייעץ עם מקומי באשר למהות המתנה ואופן עטיפתה. עישון מקובל ביפן. אין להעיר על כך ויש לאפשר הפסקות עישון תוך כדי המו"מ.

יש להתכונן לשעות עבודה ממושכות, לעיתים אחרי חצות, כמו גם לתחילת בילוי חברתי בשעה מאוחרת אחרי ישיבה ממושכת במשרד.

 

המאמר הינו כללי בלבד ואינו תחליף לייעוץ משפטי ו/או אחר.

בכל הליך של משא ומתן אנו ממליצים לפנות להתייעצות וקבלת הדרכה נקודתית.

יצירת קשר- mail@miller-adv.com

 

מקורות

Katz, L. 2007. Negotiating International Business. Washington: library of congress

למאמרים נוספים בתחום אסיה